مدیر ساختمان
مدیر ساختمان
هر ساختمانی برای پیشبرد امور جاری و ارائه خدمات مطلوب به ساکنین نیازمند استخدام شخصی به عنوان مدیر ساختمان خواهد بود. در ساختمان های کم واحد عموما یکی از ساکنین مسئولیت ارائه خدمات مدیریت را به عهده گرفته و سالانه به صورت گردشی مدیریت به یکی از واحدهای دیگر انتقال پیدا می کند. ولی در مجتمع هایی که تعداد واحد بالایی دارند و یا حجم وظایف و مسئولیت های مدیر به قدری است که هیچ یک از ساکنین توان و زمان کافی برای مدیریت مطابق انتظار ساکنین نداشته و یا تمایلی برای انجام این کار نداشته باشند اقدام به برون سپاری مدیریت می کنند. در این حالت مدیریت از “لطف یکی از ساکنین” به “حرفه و شغل یک شخص” تغییر یافته و میتوان ارائه خدمات با کیفیت را از فرد مدیر انتظار داشت.
عموما در اکثر ساختمان هایی که یکی از ساکنین وظیفه مدیریت مجتمع را به عهده میگیرد با توجه به عدم داشتن دانش و تخصص کافی در این حوزه و همچنین عدم تمایل به پاسخگویی مالی برای تک تک ساکنین به مرور اختلافات ناخوشایندی بین مالکین شکل گرفته و محیط گرم خانه گاها به محیط های پرتنشی تبدیل می گردد. لذا پیشنهاد ما برون سپاری بحث مدیریت از ابتدای تحویل ساختمان به مدیران شرکت آس می باشد تا علاوه بر جلوگیری از تنش های آتی بحث مدیریت مجتمع با خدمات وکیفیت بالا در مجتمع شما صورت پذیرد.
ضمن اینکه اکثر افرادی که مدیریت مجتمعی را عهده دار هستند از مسئولیت هایی که بر دوششان هست بی اطلاع هستند در غیر این صورت به راحتی عهده دار این وظیفه نمیشدند. به عنوان مثال مسئولیت بیمه کردن ساختمان در برابر آتشسوزی به عهده مدیر هست و در صورت سهل انگاری و بروز حادثه در صورتیکه ساختمان بیمه نشده باشد مالکین می توانند از مدیر ساختمان طلب خسارت نمایند ! حتی فوت یک شخص در اثر سقوط سنگ نمای ساختمان میتواند پای مدیر ساختمان را به محاکم قضایی باز نماید.
تعریف مدیر ساختمان :
مدیر ساختمان شخصی است که در جلسه مجمع عمومی ساختمان از طرف مالکین انتخاب شده و مسئول حفظ و اداره ساختمان می باشد همچنین می بایست تصمیماتی که در جلسه مجمع گرفته می شود را اجرا نموده و به طور کلی امور جاری مجتمع را انجام دهد. شرکت آس ارائه دهنده خدمات مدیریت ساختمان می باشد و شما می توانید با توجه به نیاز خود و با مشورت کارشناسان ما مدیری به صورت پاره وقت یا تمام وقت استخدام نموده و از مزایای داشتن مدیر با شخصیت حقوقی بهره مند شوید.
از دلایلی که ساکنین از استخدام مدیر غیر ساکن اجتناب می کنند ، علاوه بر عدم شناخت و نبود تضمین فرد انتخابی جهت انجام امور ساختمان و عدم سنجش دانش و توانایی فرد در این حرفه، هیچ پشتیبانی از مدیر انتخابی وجود نداشته و با ترک کار آن شخص ممکن است مشکلات زیادی برای ساکنین به دلیل کارهای نیمه تمام و حسابهای باز مجتمع بماند و شرایط را برای تحویل مدیر بعدی سخت تر نماید در صورتیکه وقتی مدیریت مجتمع را به شرکتی با سابقه می سپارید عملا با نظارت هایی که به صورت مداوم بر کار مدیر وجود دارد و پشتیبانی ای که از مدیر مستقر وجود خواهد داشت عملا هیچ یک از مشکلات فوق را تجربه نخواهید کرد.
توجه داشته باشید در صورتیکه برای مدیر چهارچوب، اختیارات و وظایف درستی مشخص نشده باشد و مدیر از دانش و تجربه کافی در این زمینه برخوردار نباشد،خود زمینه ساز مشکلاتی برای مجتمع و ساکنین خواهد شد.
در صورتیکه مجتمع شما تا به حال جلسه مجمع تشکیل نداده و اعضای هیئت مدیره نداشته است پس از تصمیم گیری در خصوص عقد قرارداد با شرکت آس ؛ فرم صورتجلسه مجمع و تصمیم گیری در خصوص تعیین اعضای هیئت مدیره و مدیر ساختمان (شرکت آس) در اولین جلسه مجمع با حضور کارشناسان شرکت به همراه اورده شده تا روند قانونی و اصولی عقد قرارداد رعایت گردد.
وظایف مدیر ساختمان :
1-کنترل و سرکشی و نظارت بر چگونگی انجام وظیفه سرایدار و پیمانکاران و سایر عوامل اجرایی .
2- همکاری و هماهنگی با نماینده هیئت مدیره یا مجمع ساختمان و نظارت بر رفتار پیمانکاران و اخذ چک لیست اجرای آنها.
3- محاسبه و پیگیری دریافت شارژ ماهیانه مصوب مجمع ساختمان یا هیئت مدیره از ساکنین و مدیریت هزینه ها طبق نظر مجمع مالکین.
4- پیمانکار حق واگذاری موضوع قرارداد یا قسمتی از آن را بدون هماهنگی با کارفرما به غیر، ندارد.
5- نظارت برحفظ و اداره ساختمان و اجرای تصمیمات مجمع عمومی
6- رسیدگی به اعتراض ساکنین در چارچوب وظایف محوله مدیر ساختمان
7- بیمه کردن ساختمان در برابر آتش سوزی، مسئولیت هیئت مدیره و آسانسور با تامین هزینه از سوی کارفرما
8- رویت و بررسی وکالت نامه نماینده مالکین در جلسات مجمع
9- ایجاد بایگانی صورت جلسات مجمع عمومی مجتمع و چک لیست پیمانکاران
10-اطلاع رسانی تصمیمات مجمع عمومی به افراد غایب
11-صدور گواهی تسویه حساب هزینه های ساختمان مربوط به هر یک از ساکنین
12- خدمات ندادن به مالکین یا ساکنین بدهکار مطابق با مقررات قانونی
14- فراهم کردن تمهید لازم برای انعقاد قرارداد با وکیل در خصوص تقاضای اجرائیه برای وصول مطالبات واحدهای بدهکار
14- مدیریت و جمع آوری قبوض و پرداخت آنها جهت درج در بایگانی حسابداری ساختمان
15- کنترل چک لیست کارکنان اجرایی و تائید کارکرد آنها
16- بررسی قراردادها و فاکتورهای پیمانکاران و پرداخت آنها (با هماهنگی کارفرما)
17- تشخیص ایرادات و نواقص فنی و اجرایی و پیشنهاد رفع نواقص جهت افزایش بازدهی کیفی ساختمان
18- تعیین میزان شارژ واحد ها و پیشنهاد به هئیت مدیره ساختمان.
19- ایجاد گروه واتس اپ یا مشابه برای اطلاع رسانی امور جاری ساختمان به مالکین و ساکنین و ارائه آگاهی ها ی لازم از قوانین آپارتمان نشینی و پاسخ گویی موارد مطروحه ساکنین
20- تامین و معرفی نیروهای خدماتی ،لابی من و نگهبان به درخواست کارفرما.
21- تامین و شارژ کپسول های آتشنشانی
22- تهیه و تدوین اساس نامه و آیین نامه های اجرایی مطابق با قانون تملک آپارتمان ها و شرایط خصوصی مجتمع به درخواست و تامین هزینه توسط کارفرما.
23- برگزاری جلسات مجامع عمومی.
24- مدیریت و پیش بینی هزینه های جاری و غیره مترقبه (صندوق اضطراری) ساختمان.
25- مدیریت و زمان بندی پرداخت شارژ توسط واحد ها.
26- ارائه پیشنهاد و مشاوره در خصوص اولویت های هزینه ای ساختمان.
27- ارائه گزارشات ادواری مالی ساختمان.
اشتباهات رایج در استخدام مدیر ساختمان :
- عدم تناسب ساعات کاری پیش بینی شده با وظایف محوله
- انتظار حل و فصل بدهی سال های گذشته ساکنین توسط مدیری که تازه شروع به فعالیت در آن مجتمع نموده است
- انتظار شکایت قضایی از ساکنین بدهکار توسط مدیر ساختمان بدون وجود مستندات کافی و قانونی ( این مورد توسط وکیل شرکت انجام می پذیرد )
- انتظار قطع انشعابات به صورت خودسرانه بدون تشریفات قانونی
- انتظار جانب داری از تعدادی واحدها به صرف انعقاد قرارداد توسط آن اشخاص
- انتظار برخورد و درگیری جهت اخذ مطالبات عقب افتاده ساختمان چه از ساکنین بدهکار چه از پیمانکاران خارجی ساختمان
- انتظارکار با نرم افزار های حسابداری و ارائه بیلان مالی . ( ارائه گزارشات مالی در خصوص شارژ واحدها و هزینه های صورت گرفته از جمله وظایف مدیر ساختمان می باشد ولی گزارشات تخصصی مالی و کار با نرم افزار های حسابداری نیازمند حضور پاره وقت حسابدار مجرب می باشد که با توجه به نوع نرم افزار و تعداد واحدهای مجتمع در قالب قرارداد دیگر و پرداخت هزینه مجزا قابل انجام خواهد بود )
به طور کلی مدیر ساختمان وظیفه پیشبرد امور ساختمان را به عهده خواهد داشت تا علاوه بر ایجاد نظم در ساختمان، ساکنین احساس آرامش داشته و خدمات مطلوبی را دریافت نمایند. می بایست به این نکته توجه داشته باشید که مدیر ساختمان تنها در چهارچوب قانون توان اخذ مطالبات را داشته و در صورتیکه اخذ مطالبات با مذاکرات شفاهی و ابلاغیه میسر نشود روال قانونی اخذ مطالبات می بایست توسط وکلای معرفی شده از طرف شرکت آس انجام پذیرد و شکایت و مراجعه به محاکم قضایی جزو وظایف مدیر ساختمان نمی باشد.
جهت انعقاد قرارداد مدیریت ساختمان می توانید با کارشناسان ما تماس گرفته تا با مشاوره تلفنی و یا با بازدید حضوری علاوه بر انتخاب مناسب ترین قرارداد از پشتیبانی خدمات مختلف ما بهره مند شوید. شرکت آس با بهره مندی از تکنسین های توانمند و متخصص می تواند تمام امور تاسیساتی، زیباسازی، خدماتی و ایمنی مجتمع شما را پشتیبانی نماید.
اپلیکیشن مدیریت ساختمان :
مجتمع ها با انعقاد قرارداد مدیریت ساختمان با شرکت آس علاوه بر حضور مدیر، یک اپلیکیشن جهت مدیریت ساختمان نیز دریافت می نمایند که اعلام شارژ واحدها، پرداخت شارژ، رزرو امکانات رفاهی و سایر موارد در همین اپلیکیشن صورت می پذیرد.
از امکانات این اپلیکیشن می توان به موارد زیر اشاره کرد :
- اعلام شارژ مالکین و ساکنین برای واحدها با ارسال پیامک توسط مدیر
- امکان پرداخت شارژ از طریق برنامه با درگاه پرداخت بانکی که کمک شایان توجهی جهت ثبت بدون خطای تمام پرداخت ها می نماید.
- امکان وارد کردن دستی شارژ پرداختی واحدهایی که امکان پرداخت به صورت آنلان را ندارند توسط مدیر.
- امکان رزرو امکانات مشاعی از طریق برنامه ( استخر، روف گاردن، سالن اجتماعات و … )
- امکان تعریف سانس عمومی و خصوصی برای امکانات رفاهی مشاعی و قوانین استفاده از آنها در برنامه.
- امکان در نظر گرفتن مبلغی جهت رزرو امکانات مشاعی و لزوم پرداخت در درگاه بانکی جهت امکان رزرو.
- امکان مسدود سازی امکانات رزرو برای واحدین بدهکار.
- وجود تابلو اعلانات در اپلیکیشن.
- امکان نظرسنجی در خصوص تصمیمات پیش رو مجتمع ( هم به صورت مخفی هم به صورت آشکار )
- امکان استفاده نرم افزار از طریق وب اپلیکیشن ( بدون نیاز به نصب برنامه بر روی گوشی )
- پشتیبانی حضوری و تلفنی در خصوص نحوه راه اندازی و استفاده از برنامه.
- و امکانات مختلف دیگر که نیازمند هر مجتمعی خواهد بود.
هزینه استخدام مدیر ساختمان :
هزینه مدیریت ساختمان به عوامل متعددی بستگی دارد که اصلی ترین پارامتر میزان زمانی است که مدیر صرف امور جاری مربوط به ساختمان می کند. این زمان صرفا ساعت حضور مدیر مستقر در مجموعه نمی باشد و شامل ساعاتی است که به صورت دورکاری و یا انجام ماموریت خارج از مجتمع صرف می شود ( مثل مراجعه به اداره آب ) پارامترهای دیگر همچون تعداد واحد، وظایف و اختیارات محوله، میزان امکانات مشاع ساختمان و عملیات اجرایی ساختمان که می بایست زیر نظر مدیر ساختمان باشد همگی به طور مستقیم بر ساعت کاری مدیر و در نتیجه مبلغ قرارداد تاثیر گذار خواهد بود.
شرکت آس جهت استقرار مدیر ساختمان سه نوع قرارداد طلایی، نقره ای و برنز را به مجتمع ها پیشنهاد می کند که ساکنین با توجه به نیاز و بودجه خود می توانند یکی از این قرارداد ها را انتخاب نمایند . مهمترین عامل برای داشتن قراردادی که برطرف کننده نیاز ساکنین و رضایت ایشان می باشد تناسب بین بسته قرارداد انتخابی و انتظاراتشان می باشد طبیعتا برای مجتمع های بالای 30 واحد امکان انتخاب قرارداد برنز میسر نیست چون تعداد واحدها ناگزیر زمان زیادی از مدیر مربوطه خواهد گرفت.
ضمنا شما میتوانید بعد از موافقت مالکین در خصوص برون سپاری مدیریت و در نظر گرفتن شارژ جدید از کارشناسان شرکت آس جهت مشاوره، بازدید حضوری و انتخاب نهایی نوع قرارداد مدیریت درخواست بازدید حضوری نمایید.